Организационная диагностика как важный этап стратегических изменений в компании

В жизни и деятельности человека, организации проявляющиеся трудности – естественные наши сопровождающие. И жизнь раскрывается дальше от того, КАК воспринимаем трудности: 

1    как непоправимые проблемы и впадаем в панику, не понимая, что и как делать дальше, сгибаемся, сдаемся, опускаем руки, отказываемся от планов, целей;

2   воспринимаем как вызовы, потенциальные возможности для развития, и ищем решения для реализации панов, целей к лучшему успешному будущему.

Для того, чтобы  рассматривать возможную работу по стратегическому развитию компаний, организаций, браться за решение и планы дальнейшие, необходимо провести организационную диагностику (ОД).

Какие трудности и проблемы могут быть в компании как предпосылки для организационной диагностики (ОД):

• ухудшение финансовых показателей; 
• невыполнение планов продаж; 
• недовольство клиентов; 
• непредвиденные потери и убытки; 
• регулярные задержки в выполнении проектов и заказов; 
• высокая текучесть кадров; 
• низкая квалификация персонала; 
• неудовлетворительное качество продукции и услуг; 
• просроченные дебиторская и кредиторская задолженности; 
• низкая производительность труда; 
• межличностные конфликты; 
• снижение управляемости организацией; 
• боязнь перемен, высокое сопротивление изменениям; 
• несогласованность действий подразделений; 
• демотивирующий стиль управления; 
• снижение удовлетворенности и лояльности персонала; 
• неликвидные запасы готовой продукции; 
• чрезмерные накладные расходы.

Как определить необходимость организационной диагностики (ОД) в компании? 

Необходимость можно оценить по 3м ключевым признакам:

 1. Планы в компании, в подразделениях, направлениях различаются существенно и постоянно с фактическими достигаемыми результатами.Есть «разрыв» между действительным и желаемым, проявляется в виде противоречий в оценках количественных и (или) качественных показателей эффективности работы организации. 

Например, расхождения между достигнутым и нормативным уровнем чистой прибыли, рентабельности инвестиций, объема продаж, текучести кадров, удовлетворенности клиентов, компетентности персонала.

 2. Руководители и внутренние специалисты не определяют, достоверно не знают, им не известны способы преодоления существующих трудностей. Истинные причины проблем и трудностей достоверно не определяются руководителями в силу отсутствия опыта или наличия соответствующих ценностей в компании (ориентация на качество, клиента, доверие). И требуется организационная комплексная диагностика. 

Например, продажи могут упасть в следствие ухудшения сервиса обслуживания клиентов (не оперативность реагирования на заявки, продолжительность поставок, невнимательность  к сопровождению к обслуживанию клиентов и т.д.), снижения качества и/или ассортимента неактуального продуктов и услуг (в сравнении с конкурентами, потребностями клиентов), неверно определенного целевого клиента компании и др.

3. В компании есть лица, обеспокоенные ситуацией с трудностями, предпринимающие определенные действия, которые не показывают значимого влияния на результаты деятельности в компании.

Специализированная организационная диагностика проводиться профессиональными сертифицированными консультантами в управлении.

В содержание работы консультанта в управлении в рамках организационной диагностики включены:

Начальный этап работы  по формированию запроса и сбору необходимой информации от компании: 

- документы: устав, приказы, регламенты, положения, графики, отчеты, внутренние диагностики и др. для определения существующей ситуации как определение начальной точки работы

- начальные индивидуальные диагностические интервью с руководителями и ключевыми сотрудниками по уточнению проблемных зон, препятствий в преодолении трудностей, психологических особенностей команды, организационной культуры;

- групповые и командные сессии с групповой работой по выявлению комплекса трудностей и возможностей, ресурсов для их преодоления, выявления системных архитипов в организации;

- анонимных опросов и анкетирования всех сотрудников для определения климата в коллективе, мотивации к работе, наличия и оценки уровня сопротивления, готовности к изменениям.

Начальный этап работы осуществляется в среднем от 2х рабочих дней до 3х недель (при подготовке и проведении опросов всех сотрудников) в зависимости от масштаба компании, управленческого звена. Стоимость данного этапа от 65 000 руб. 

Этап аналитикипо изучению всех материалов, результатов интервью и командных сессий с использованием ряда инструментов:

- формулирование и экспертная оценка организационных сложностей, проблемного поля

- сравнение, логический анализ данных,

- выявление корневых проблем,

- выявление причинно-следственных связей,

- наложение на показатели в исследуемой компании проверенных технологий как лучших практик для дальнейших рекомендаций,

- использование таблиц, графиков и диаграмм, моделей оценки показателей,

- оценка результатов опросов, интервью, сессий,

- определение оптимальных «точек развития» компании,

- определение локальных решений для устранения нескольких частных проблем в компании,

- определение системы изменений,

- определение дерева целей и задач развития компании.

                Конечный результат такого анализа - построение проблемного поля организации, выявление корневых проблем. Проблемное поле должно включать в себя не только формулировки выявленных проблем, но и их причинно-следственную зависимость, как все организационные сложности логически взаимосвязаны. Решение любой из них прямо или косвенно влияет на преодоление множества других. Среди корневых проблем ищутся те самые «волшебные» точки развития, воздействие на которые запускает процесс преобразования компании. Их можно «назначить» исходя из здравого смысла или интуитивных суждений. Однако, целесообразен другой путь: провести логический анализ и определить взаимосвязи между самими корневыми проблемами в проблемном поле организации. Это более надежный способ обнаружить первопричины, понять суть организационных проблем и определить верные шаги к системным изменениям.

Аналитический этап работы осуществляется в среднем от 3х рабочих дней до 2х недель (при подготовке и проведении опросов всех сотрудников). Стоимость данного этапа от 95 000 руб.

Этап выводов и рекомендацийвключает подробное описание ситуации по комплексу проблемных зон с оценкой возможного потенциала для изменения и рекомендации для достижения высоких результатов в деятельности компании, разработка детального плана организационных изменений.

Этап рекомендаций требует от 1-3х дней работы и по стоимости составляет от 24 000 руб. 

Этап сопровождения реализации измененийпо результатам организационной диагностики, включает участие, курирование изменений консультантом по управлению с аналитикой динамики изменений и корректировке работы по реализации задач в ожидаемых результатах деятельности компании.  Этот этап сопровождения может быть от 1-2х месяцев до 1-2х лет с ограниченным количеством. Зависит от способности и готовности компании в самостоятельному эффективному ведению осуществленных изменений. Данный этап может включать: 

• контроль, аналитику показателей и корректировку вносимых изменений в сопровождении консультанта по управлению,
• осуществление мотивационных бесед консультантом по управлению с сотрудниками по снижению уровня сопротивления изменениям и повышения вовлеченности в проводимые изменения в компании,
• проведение командных сессий для согласования вносимых изменений в компании и разработку шагов для реализации,
• подготовку отчетов, визуализации показателей в динамике осуществляемых изменений с возможной корректировкой  дальнейших шагов,
• разработке необходимых новых регламентов, положений по изменению бизнес-процессов.

           Наиболее продуктивным, оправданным на практике, является сопровождение изменений консультантом в управлении с регулярной оценкой диагностики изменений с возможной корректировкой  дальнейших шагов. Стоимость работы при проведении организационной диагностики варьируется в среднем от 4000-7000 руб/час работы консультанта.

             В каждой сфере деятельность у каждой компании есть свои специфичные особенности, которые важно учитывать. И только индивидуальный подход в подготовке, проведении организационной диагностики, как важном этапе стратегических изменений в компании, позволяют экономить время, силы, финансы от неоправданных лишних действий и осуществлять верную стратегию, действительно необходимые комплексные задачи в системных изменениях к лучшим результатам деятельности организации. Внедрение системных изменений требуют больших затрат времени и ресурсов, однако, приводят к значимым качественным изменениям, глубинно влияя на продуктивность деятельности всей компании.

             Организационная диагностика предприятия направлена, прежде всего, на определение всего комплекса организационных проблем и выявление их причин. Вместе с тем она позволяет получить ряд важных дополнительных результатов: 

• новая ценная информация о состоянии компании, ее «размораживание», 
• снижение сопротивления переменам, 
• запуск процесса организационных изменений, 
• детальный план изменений, 
• повышение квалификации руководителей, 
• переосмысление собственного управленческого опыта, ошибок и достижений, 
• практические рекомендаций по развитию предприятия. 

Организационная диагностика служит мощным инструментом организационного развития и формирует основу для принятия важных стратегических решений и преобразования компании.